On peut alors considérer les 2 cas :

• la facture est émise sur support papier  : le client doit en conserver un exemplaire papier.
• la facture est émise sur support électronique  : l’opération doit répondre à certaines règles
• La dématérialisation fiscale c’est la dématérialisation des factures suivant des règles admises par l’administration fiscale. A défaut de pouvoir suivre ces règles, il convient, en parallèle, de produire, échanger et archiver les documents au format papier.

Une directive européenne datant de 2001 (et en vigueur en 2004 dans les pays de l’Union) autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier, en tant que document légal. En France, les dispositions de cette directive sont pondérées par le Code Général des Impôts. Les articles articles 289 bis et 289 V précise les conditions de la dématérialisation.

• L’article 289 b du CGI autorise l’échange de données informatisées structuré (ex : EDI). "les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d’origine."

• L’article 289 V du CGIautorise la dématérialisation des factures dans des formats non structurés (pdf), moins coûteux. " les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article."

Les avantages de la dématérialisation de factures

• Gains financiers : réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Le coût d’une facture papier s’élève en moyenne à 17 € (estimation moyenne), le coût d’une facture dématérialisée (entrante ou sortante) tourne autour de 4 € (estimation moyenne des prestataires).
• Gain de productivité : une solution de dématérialisation intégrée (pour l’envoi, la certification, et l’archivage) désengagement du personnel de l’entreprise des tâches sans valeur ajoutée
• L’archivage électronique permet un accès immédiatement à une facture, sur demande de l’administration fiscale ou du client.
• Consultation en tout et toute heure d’une facture (via le coffre-fort électronique)
• Délai de transmission des documents réduit à zéro (encaissement plus rapide)
• Intégration possible avec les progiciels et logiciels de facturation (SAP)
• Les factures électroniques ont une valeur probante et irréfutable (dans la mesure où législation est respectée)

Les deux types de factures électroniques

• Les factures dites « structurées ». Celles-ci sont émises en respectant différentes normes d’échange de données informatisé, reconnues par l’administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (EDIFACT, VDA), XML ou autres formats similaires (IDoc de SAP).
  Ces formats proposent des structures de syntaxe et de balisage, qui permettent aux utilisateurs de retrouver et identifier les informations essentielles sur une recherche donné (nom du client, numéro de commande, montant de la TVA), notamment en cas de demande de ’administration fiscale.

Cette solution de dématérialisation structurée nécessite l’intervention de prestataire(s), d’où un coût plus élevé.

• Les factures dites « non structurées ». Celles-ci sont envoyées sous un format électronique non modifiable. Les formats les plus répandus sont PDF et JPEG. Elles ne permettent pas toujours de retrouver les informations contenues sur le document, dans la mesure où leur contenu n’est pas entièrement interprétable informatiquement. A noter que certains formats non structurés (Word/Excel) sont à proscrire, compte tenu de leur caractère modifiable.

Ce type de facture électronique est moins coûteux, et donc accessible pour des entreprises de de plus petite taille.

Les deux modes de facturation

• La facturation dite « simple  » : l’envoie de factures est réalisée par voie électronique entre le fournisseur et le client, la preuve juridique de cet échange reste la facture papier comme auparavant (le traitement juridique de la transaction n’est pas affecté)

• La dématérialisation fiscale : L’échange de factures est seulement réalisé par voie électronique, de fait il n’y a plus d’émission d’une facture papier (le document numérisé et certifié a valeur de preuve). Dans ce cas, les fichiers doivent être normés, et répondre à des contraintes de traçabilité. En effet, la facture (en sa qualité de document fiscal) garantie les montants de TVA et constitue une preuve en cas de contrôle de l’administration fiscale.

La signature électronique et l’archivage

En premier lieu l’accord formel entre les entreprises procédant à l’échange électronique de leurs factures et le client s’impose. Outre, un ensemble d’étapes est nécessaire à la validité de cette procédure au regard de la loi.

La signature électronique de factures :

Il est fourni par un tiers certificateur (prestataire de services de certification électronique ou Autorité de certification), ce qui permet d’apposer « un certificat électronique » à chaque facture émise, pour authentifier le signataire à l’origine des données transmises. Le certificat électronique transmis au destinataire contient des éléments lui permettant de vérifier l’intégrité des documents transmis. Les factures peuvent être signées électroniquement soit individuellement, soit par lot (vers le même destinataire.

L’archivage et la conservation de factures :

Les entreprises ont l’obligation de conserver leurs factures (électroniques ou « papier pendant un délai de dix ans.

Dans le cadre de la dématérialisation fiscale (sans impression papier), les entreprises peuvent conserver un double électronique de la facture, à condition d’en garantir « l’authenticité, l’intégrité et la pérennité » couvrant le délai de conservation. Dans ce cas, elles doivent faire appel à un prestataire fournissant des services de stockage ou coffre-fort électronique, en conformité avec la loi.