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Dématérialisation et difficultés rencontrées par les petites communes mais également les TPE et PME

Article n° Via sa question M. Jean-Marc Boyer liste les principaux obstacles à dématérialisation des marchés publics dans les petites communes rurales ainsi que dans les TPE et PME.

samedi 1er février 2020

De nombreux maires sont inquiets de voir que, régulièrement désormais, des lots doivent être déclarés infructueux, faute de candidats. Les difficultés suivantes concentrent les remarques : 1. Le manque de moyens techniques et humains pour une bonne mise en place de la dématérialisation. 2. La technicité de la dématérialisation. 3. La complexification du processus qui s’ajoute à celle de la réglementation. 4. Le coût engendré par la gestion de la visibilité en ligne. 5. La lenteur des connexions internet. 6. L’accompagnement de l’État a été mineur, voire inexistant. 7. Les difficultés des petites entreprises dans la réponse aux appels d’offres avec la signature électronique.

Le manque de moyens techniques et humains pour une bonne mise en place de la dématérialisation Certaines petites communes ne disposent pas des moyens techniques et humains de bien mettre en place le processus. En effet le personnel est alors très réduit et se résume parfois à une seule personne censée disposer de la polyvalence nécessaire.

La technicité de la dématérialisation Les collectivités ne disposent généralement que d’un personnel peu ou pas formé qui doit connaitre des termes et des processus nouveaux comme pour la création du profil d’acheteur et la mise à disposition du dossier de consultation pour les entreprises.

La complexification du processus qui s’ajoute à celle de la réglementation Le processus apporte de la complexité à plusieurs niveaux : Un traitement plus long par l’administration, car certaines phases sont désormais gérées par la collectivité publique. L’existence de plusieurs plate-formes "auxquelles il faut s’adapter à chaque fois". La « complexification de la réglementation des marchés » est également soulevée pour consolider la liste des difficultés rencontrées. Le coût engendré par la gestion de la visibilité en ligne Le parlementaire pointe également le coût supplémentaire engendré par la visibilité des marchés sur Internet. L’argument est cependant discutable dans la mesure où il n’y a pas de coût supplémentaire par rapport à une gestion en papier. Rappelons notamment, que ce n’est qu’à partir du seuil de 90.000 € HT que la visibilité d’un avis de marché peut engendrer des coûts supplémentaires. La lenteur des connexions internet Les communes rurales peuvent être confrontées à la qualité du réseau Internet. Il est à noter que le code de la commande publique a prévu des exceptions en application de l’article R. 2132-12 du code de la commande publique, il l’indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou, en l’absence d’un tel avis, dans les documents de la consultation. L’accompagnement de l’État a été mineur, voire inexistant. Le parlementaire regrette également l’accompagnement de l’État qu’il estime « mineur, voire inexistant.

Les difficultés des petites entreprises dans la réponse aux appels d’offres avec la signature électronique Enfin les petites entreprises sont confrontées à des difficultés pour la réponse aux appels d’offres. Un des points durs relève de l’utilisation de la signature électronique.

L’utilisation de la signature électronique L’utilisation de la signature électronique qui passe par l’acquisition d’un certificat de signature électronique peut constituer être une entrave à la concurrence. En effet, certains marchés exigent la signature électronique de pièces pour présenter une offre excluant ainsi les petites entreprises non équipées.

L’exigence de transmettre des offres signée électroniquement n’est pas une généralité. C’est seulement une nécessité si les documents de la consultation en font une obligation ce qui est de plus en plus rare. En effet, afin d’éviter que la signature de pièces au stade ne constitue un frein à la remise des offres de plus en plus d’acheteurs excluent la contrainte de la signature électronique dans leur règlement de la consultation. Une signature électronique apposée au stade de l’attribution est bien moins contraignante qu’au stade du dépôt des plis sachant que certains acheteurs procèdent aussi par une rematérialisation sur support papier avec apposition d’une signature manuscrite. Le coût élevé du certificat de signature électronique La signature électronique a un coût élevé si bien que de nombreuses petites entreprises n’acquièrent pas le certificat, les empêchant ainsi de soumissionner aux marchés publics qui les intéressent.

Pour l’acquisition d’un certificat de signature électronique sur clé USB il faut s’adresser à un prestataire de services de certification électronique (PSCE). Il en existe plusieurs. Attention tous les PSCE ne se valent pas notamment en matière d’assistance technique donc lors de difficultés d’installation par exemple. Il est nécessaire de se renseigner au préalable auprès d’autres clients qui font appel à cette assistance. Pour un certificat de signature d’une validité de 3 ans il faut compter environ 270 € HT et il faut notamment prêter attention au délai d’obtention.

Réponse du Ministère de l’économie publiée dans le JO Sénat du 05/06/2019 L’objectif de la dématérialisation La réponse du Ministère reprend l’objectif de la dématérialisation pour :

• simplifier la vie des acteurs de la commande publique. Les dispositions sont notamment issues des directives marchés publics qui ont rendu obligatoires, pour les marchés supérieurs aux seuils européens, la transmission et la publication des avis de publicité, la mise à disposition des documents de consultation par voie électronique, les communications et les échanges d’informations lors de la passation d’un marché par voie électronique.

  • gérer de manière plus efficace les données et alléger les tâches qui s’avèrent lourdes à traiter, ceci notamment pour les petites structures qu’elles représentent des acheteurs ou de petites entreprises.
  • Les retours de certains acheteurs au travers notamment des questions posées au sénat et à l’assemblée nationale traduisent le doute de certains acteurs de la commande publique.

Le ministère n’a pas été saisi de difficultés d’application sur le terrain Pourtant l’expérience montre que dans certains cas les entreprises sont confrontées à des difficultés.

Le manque d’anticipation de certaines entreprises Alors que l’obligation date du 1er octobre 2018, à ce jour, certaines entreprises ne sont toujours pas prêtes. C’est notamment le cas de celles qui répondent épisodiquement aux appels d’offres si bien qu’elles se laissent surprendre au dernier instant et c’est au moment d’envoyer l’offre qu’elles découvrent l’obligation mentionnée dans le règlement de consultation.

Les principales difficultés sont d’ordre technique Les entreprises peuvent rencontrer des difficultés principalement d’ordre technique (mais pas que) surtout au démarrage dont les suivantes :

  • l’installation de la machine virtuelle JAVA, encore faut-il installer la bonne version, or certaines plateformes proposent en téléchargement une mauvaise version de JAVA. JAVA est la source de problèmes la plus fréquente.
  • le ralentissement ou la coupure d’Internet,
  • l’utilisation de la plateforme de dématérialisation :
  • dysfonctionnement de la plateforme, ce désagrément étant d’autant plus ennuyeux que la date limite de remise des offres approche,
  • absence ponctuelle d’assistance de la plateforme (pas de réponse par téléphone ni par courriel), cela existe aussi malheureusement,
  • la multiplicité des plateformes,
  • les difficultés avec certaines configurations matérielles (notamment parfois avec les Macintosh et la signature électronique),
  • le dysfonctionnement du certificat de signature, c’est rare mais cela arrive,
  • e navigateur Internet qui ne convient pas, problème néanmoins facile à résoudre,
  • la lourdeur des fichiers transmis qui peuvent engendrer des soucis.

Les guides « très pratiques » destinés aux acheteurs et aux opérateurs économiques Par ailleurs la DAJ de Bercy a publié des guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics à destination des acheteurs et des entreprises, ces guides sont régulièrement mis à jour.

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